Voorbeeld 8: Poliklinisch consult schildklierkanker, Universitair Ziekenhuis Lausanne

De PROMs zijn bedoeld als screeningsinstrument voor patiënten met schildklierkanker op de polikliniek en bestrijken somatische, psychologische en andere problemen. Ze brengen zowel aspecten in kaart die artsen sowieso routinematig zouden moeten controleren als klachten die bij een standaard, gerichte anamnese tijdens een routinebezoek mogelijk over het hoofd worden gezien.

Instrumenten: We gebruiken de EORTC QLQ-C30 en de QLQ-THY34, waarbij de laatste een module is die specifiek is voor patiënten met schildklierkanker.

Tijdstip en frequentie van de afname: Patiënten vullen beide PROMs in vóór hun geplande poliklinische consult. Na bespreking van de resultaten wordt hun gevraagd of ze deze bij het volgende bezoek opnieuw willen invullen. De frequentie van de consulten varieert: doorgaans elke 6–12 maanden in remissie, en veel vaker tijdens een actieve behandeling.

PROMs worden in ons ziekenhuis zeer gewaardeerd, onder meer omdat het gebruik ervan inmiddels een criterium is in de "World's Best Hospitals"-ranglijst van Newsweek (in 2024 stonden we wereldwijd op de 13e plaats: https://www.newsweek.com/rankings/worlds-best-hospitals-2024).

Klinische workflow: Vóór een gepland consult ontvangen patiënten per post een uitnodiging om de PROMs thuis in te vullen en mee te nemen naar de afspraak. Artsen stellen de patiëntenlijst samen; een secretaresse verstuurt de uitnodigingen en vragenlijsten. Voor telefonische of videoconsulten wordt een gefrankeerde retourenvelop bijgevoegd. In de uitnodiging wordt uitgelegd dat de PROMs naar alle patiënten worden gestuurd en de HRQoL meten. Ook wordt uitgelegd dat ze wetenschappelijk gevalideerd zijn, tijdens het consult worden besproken en daarna onderdeel worden van het medisch dossier van het ziekenhuis. Niet-Franstalige patiënten ontvangen, indien beschikbaar, vragenlijsten in een taal die ze begrijpen; de arts toetst de antwoorden aan de Franse versie.

Bespreking en documentatie: Na de snelle visuele controle bespreekt de arts met de patiënt elke vraag die op een probleem wijst, om zaken te verduidelijken (bijv. verkeerd begrepen of niet-relevante vragen). Vervolgens wordt binnen het consultverslag een korte PROM-notitie toegevoegd aan de EMR, waarin wordt vastgelegd:

1. of de PROMs zijn ingevuld
2. of de patiënt ze zonder hulp heeft ingevuld
3. elke besproken vraag met een korte notitie over het probleem en hoe ermee is omgegaan
4. of de patiënt de PROMs vóór het volgende bezoek opnieuw wil invullen

Deze documentatiepunten staan op een leidraad van een halve pagina die elke arts aan het begin van de implementatie heeft ontvangen.

Voor elk PROM-item dat een aanzienlijk probleem aan het licht brengt, bespreekt de arts dit met de patiënt. Indien relevant wordt een actie afgesproken (bijv. wijzigingen in de behandeling, fysiotherapie, doorverwijzing naar een psycholoog of doorverwijzing naar een verpleegkundige voor sociale ondersteuning). Problemen die geen verband houden met de huidige ziekte kunnen worden doorverwezen naar andere specialisten. Als er niet onmiddellijk een beslissing kan worden genomen, wordt de casus besproken met een supervisor en/of het multidisciplinaire team.

Feedback wordt direct tijdens het consult gegeven wanneer de arts de PROMs met de patiënt bespreekt—soms door "problemen" te noteren of door een specifiek probleem dat de patiënt aangeeft te benadrukken. Deze opmerkingen kunnen ook aanleiding geven tot verdere bespreking.

Acceptatie door patiënten: Tot nu toe was de papiergebaseerde PROM-aanpak eenvoudig te implementeren. Patiënten vullen de PROMs over het algemeen in en nemen ze mee naar het eerste consult wanneer ze daartoe worden uitgenodigd. Daarna willen sommigen er routinematig mee doorgaan, terwijl anderen ze liever alleen invullen wanneer ze dat nodig vinden. Sommige patiënten zijn aanvankelijk verrast en onzeker of de PROMs bedoeld zijn ten voordele van henzelf of van de arts.

Noodzaak van evaluatie: De antwoorden brengen soms onverwachte problemen aan het licht die tijdens de ontwikkeling van de PROM niet waren voorzien, terwijl sommige vragen verwarrend, dubbelzinnig of niet relevant zijn voor bepaalde patiënten. Op middellange termijn is een formele analyse van de feedback van patiënten en behandelaars nodig om de meerwaarde van routinematig gebruik te beoordelen.